Administratief Medewerker

Cycling for everyone, everywhere.

De Dutch Cycling Embassy (DCE) vertegenwoordigt wereldwijd de Nederlandse kennis, expertise en producten op het gebied van fietsen. Namens ons publiek-private netwerk fungeren we als schakel tussen de vraag—veelal afkomstig van buitenlandse overheden die op zoek zijn naar expertise in fietsinfrastructuur en -beleid—en het aanbod van Nederlandse experts die kunnen helpen bij het overbruggen van kennishiaten.

Ons uiteindelijke doel is het creëren van leefbaardere, duurzamere en inclusievere stedelijke ruimtes, waarbij de fiets vaak als katalysator en focuspunt dient om gemeenschapscohesie en activiteit op straat te bevorderen.

Dit doen wij door het organiseren van o.a. studiebezoeken, en workshops voor menig land in de wereld. Om het overzicht te houden en de juiste inzichten te krijgen, is de Dutch Cycling Embassy op zoek naar een organisatietalent voor de rol van:

Administratief Medewerker | Projecten & Events (28-32 uur)

Locatie: Utrecht (50% thuis, 50% op kantoor)

Taalvereisten: Nederlands (minimaal B2) en Engels (minimaal B2)

Wat ga je doen?

Als Administratief Medewerker speel je een cruciale rol in het ondersteunen van het team op administratief en logistiek gebied voor uiteenlopende projecten en evenementen.

1. Evenementen:

• Je helpt mee met het organiseren van kwartaalbijeenkomsten en bijvoorbeeld studiebezoeken, door de logistiek te regelen, registraties bij te houden, ruimtes en lunch te bestellen.
• Verantwoordelijk voor de eventlogistiek, inclusief locatiekeuze, catering en vervoer.
• Beheren van registraties, deelnemerslijsten en basiscontracten voor evenementen.
• Coördineren van interne teamschema’s voor evenementen.

2. Administratieve ondersteuning:

• Bij het onboarden en offboarden van onze (nieuwe) deelnemers, ben jij degene die zorgt dat alle informatie, materialen en kennis op de juiste plek beschikbaar is.
• Het beheer van binnenkomende aanvragen en de mailbox ligt in jouw handen.
• Daarnaast ondersteun je het hele team op administratief gebied, met name binnen ons administratiesysteem AFAS.

3. Financiële (project) ondersteuning:

• Je speelt een cruciale rol in het overzichtelijk maken en houden van onze projectactiviteiten, waarbij je ook verantwoordelijk bent voor het monitoren van de financiële voortgang van de projecten. Dit doe je in nauwe samenwerking met het projectteam (vier collega’s) en de directie.
• Ondersteunen van de financiële lead met het verwerken van facturen.
• Bijhouden van basis financiële rapportages en projectrapportages in AFAS.

Welke talenten en ervaring breng jij mee?

• Je bent gestructureerd en nauwkeurig, met een scherp oog voor detail;
• Je durft je collega’s aan te spreken op het bijhouden van uren, indienen van facturen en het aanscherpen van offertes;
• Je hebt ervaring in administratieve- en financiële ondersteuning, of wilt die ervaring graag opdoen;
• Je vindt het leuk om activiteiten te organiseren en weet het overzicht te houden;
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk, in Nederlands (minimaal B2) en Engels (minimaal B2).

Wat wij jou bieden?

• Een gedreven organisatie en een enthousiast team van collega’s in Utrecht;
• Mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling;
• Een jaarcontract met uitzicht op een vaste aanstelling;
• Afhankelijk van je ervaring een salaris tussen €2.600,- en €2.900,- per maand op basis van een fulltime contract (36 uur);
• En daarnaast: reiskostenvergoeding, aanvullende arbeidsvoorwaarden zoals een pensioenregeling, laptop, telefoon, en een thuiswerkvergoeding.

Diversiteit en Inclusie

Bij de Dutch Cycling Embassy geloven we in de kracht van diversiteit. Wij verwelkomen iedereen, ongeacht achtergrond, geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid of beperking. We streven naar een werkomgeving waarin iedereen zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt.

Meer informatie over de vacature:

Skadi Tirpak

skadi.tirpak@dutchcycling.nl

Solliciteren?

Stuur je motivatie en CV (in het Nederlands) uiterlijk 6 april 2025 naar skadi.tirpak@dutchcycling.nl. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.